Síndico profissional

Síndico profissional – Pandemia faz crescer demanda. Veja por quê

Não é possível mensurar em números, mas a pandemia fez crescer a demanda pela contratação de síndicos profissionais nos condomínios residenciais, é o que afirmam especialistas no assunto ouvidos por A TARDE.

No centro da causa, sete meses de confinamento, vizinhos com ânimos acirrados, muitos conflitos para gerenciar e morador que fazia as vezes de administrador pedindo para deixar o cargo.

Síndica profissional especialista em implantação de condomínio e gestão de contratos, Linda Carvalho conta que (entre os moradores) “ninguém quer mais ser síndico” e que, só em outubro, já conta com três solicitações de orçamento para prestação dos serviços. “Antigamente, síndico era aquele condômino aposentado, que podia colaborar. Hoje, exige conhecimento, trabalho, tempo e dedicação”.

Há cerca de um mês, Linda fechou contrato para administrar mais um condomínio, o quarto de sua carteira. Segundo ela, ainda faltava um ano para a gestão do síndico-condômino terminar, “mas, por conta de suas obrigações pessoais, trabalho, profissão, ele não estava mais conseguindo conciliar as atividades. Foi aí que decidiram pela contratação de um profissional. E essa procura tem sido grande”, diz.

“A dificuldade em se eleger um síndico morador está cada vez maior, porque para uma pessoa que não vive profissionalmente desse trabalho, que tem suas obrigações pessoais, falta tempo para ele dedicar ao condomínio a atenção que exige. Já o síndico profissional, como o nome diz, vai exercer a função de forma muito mais assertiva. Hoje, quando esse tipo de discussão chega à assembleia, ela é logo aprovada”.

Depois de trabalhar dez anos como síndica de um residencial, a administradora Fátima Nascimento resolveu, em 2018, abrir a própria empresa de gestão condominial.

Atualmente com quatro clientes – três residenciais e um empresarial – e dois colaboradores, Fátima destaca que “hoje condomínio deixou de ser condomínio e se tornou empresa”, exigindo do síndico “habilidades específicas”.

Segundo Fátima, na pandemia foi “comum ver gente assumindo a função de síndico e desistindo logo em seguida, principalmente pela questão da gestão de conflito”. “Porque agora na pandemia foi o que mais houve. Nesse período, por exemplo, recebi ligação das 6h30 da manhã até a meia-noite, diariamente, de condômino fazendo queixa, pedindo solução para a reclamação”.

“Do latido do cachorro do vizinho à obra de reforma fora do horário estipulado, passando pelo volume das lives que, muitas vezes, iam até mais tarde. Teve morador discutindo com funcionário, funcionário pedindo desligamento. Ou porque não houve coleta de lixo no horário acertado, ou porque tocaram na campainha muito forte. Motivos pequenos, mas que ganharam outra dimensão na pandemia”.

“E morador nenhum quer ter de administrar o seu próprio estresse, porque estamos todos vivendo o mesmo momento, e ainda ter de apaziguar os ânimos dos vizinhos, lidar com tudo isso. Pelo contrário”.

Fátima lembra ainda que, por conta da própria crise, outro “movimento” que aconteceu nos últimos meses foi de condomínio “trocando de empresa de gestão condominial grande por pequena”.

Seja buscando um “atendimento mais personalizado”, ou mesmo de forma a rever custos, conta Fátima, que conseguiu um novo contrato no início da pandemia, mas fez “várias consultorias nesse período”.

Para o presidente do Sindicato da Habitação na Bahia (Secovi), Kelsor Fernandes, de uma forma geral, a pandemia mexeu com o setor no sentido de que os condomínios precisaram se adaptar muito rapidamente às transformações, agravando alguns “problemas de convívio”, e minando a resistência de alguns. Mas fala que o morador-síndico “com pouco mais habilidade também conseguiu tocar o barco”.

‘Discutido e planejado’

Ainda de acordo com Fernandes, é preciso lembrar, contudo, que mudança de empresa de administração condominial “grande por pequena”; contratação do chamado serviço de portaria remota, entre outros dispositivos no intuito de reduzir as despesas de um residencial, tudo isso precisa ser amplamente discutido e planejado, “pois nem sempre representa economia de custo, quando não um gasto maior lá na frente”.

“As mudanças precisam ser bem pensadas, é preciso reunir o máximo de informação de determinado serviço, sob o risco de desvalorização do imóvel. Quando alguém chega para comprar um apartamento, ele vai olhar o imóvel, suas instalações, mas também a infraestrutura do lugar, a segurança, etc.”.

Responsável pela gestão de “mais de 200 condomínios, 60% deles residenciais, o sócio-diretor na Brandão & Sá, empresa de consultoria contábil e administração condominial, André Pimentel Sá afirma que foi “notória a procura por síndico profissional” agora na pandemia, até mesmo o serviço de auditoria do trabalho desenvolvido por eles.

“Dá muito mais tranquilidade para os moradores (contar com trabalho de um síndico especialista), diminui o estresse. Ao passo que aumenta a necessidade de acompanhar mais de perto o trabalho realizado pelos profissionais”, afirma.

Fonte: http://atarde.uol.com.br

 

Síndico pode tirar férias

Síndico pode tirar férias? Certamente. Como qualquer trabalhador, ele merece descanso, apesar de não ser um funcionário do condomínio.

Mas o que acontece quando o gestor fica fora por algum tempo? Quem assume suas funções?

O síndico pode tirar férias, mas não pode deixar o condomínio desamparado.

O primeiro passo é checar nas leis condominiais (regimento interno e convenção de condomínio) quais são as regras em caso de férias do síndico.

Algumas convenções apontam que o subsíndico assumirá as funções temporariamente.

Isso para os locais que possuem essa figura.

Em outras leis internas, há previsão no sentido de que o presidente do conselho fiscal será o responsável temporário pela administração do condomínio.

Porém, e se não houver nenhuma disposição sobre as férias do síndico?

O ideal é levar o tema para que a assembleia o discuta, para que a decisão seja coletiva.

Em seguida, o síndico deve adotar algumas providências para que tudo corra bem em sua ausência.

Providências do síndico antes de tirar férias

Antes das férias do síndico, é importante que ele tome algumas medidas para que o condomínio continue seu funcionamento regular na sua ausência.

Assim, também conseguirá, de fato, aproveitar os dias de folga sem ser acionado constantemente.

A primeira medida é notificar todos os interessados, inclusive condôminos.

Especialmente a administradora do condomínio (se houver), o subsíndico e os membros do conselho.

A administradora, inclusive, é quem conseguirá sanar eventuais dúvidas e problemas que aparecerem neste período.

Em caso de substituição temporária, é fundamental avisar também o substituto, para que ele se organize para não se ausentar ao mesmo tempo que o síndico.

Outra prática importante é conversar previamente com o zelador para que ele esteja no condomínio durante as férias do síndico.

Durante o papo, o síndico deve instruí-lo sobre como agir diante de imprevistos, como vazamento de gás ou cano estourado.

Ele deve ligar para a administradora ou deve chamar a polícia? É preciso saber por onde começar a resolver o problema.

Se o condomínio tiver síndico profissional, ele também deve realizar todos esses procedimentos.

É comum que ele tenha uma equipe auxiliar que tomará conta de tudo enquanto ele estiver ausente.

Assim, o síndico pode tirar férias tranquilamente.

Remuneração

O síndico não é funcionário do condomínio. Ou seja, não possui vínculo trabalhista, o que quer dizer que ele não é remunerado pelas leis celetistas.

Décimo terceiro salário, acréscimo de férias, nada disso é devido a ele.

Sua remuneração, quando existir, estará especificada no regimento interno ou na convenção.

Há casos em que ele só é isento do pagamento de taxa condominial.

Nesta última hipótese, pensando por analogia com os direitos trabalhistas, ele poderá ser isento da taxa condominial mesmo durante as férias.

Mas não há qualquer previsão legal sobre isso. Pode ser que exista nas leis condominiais.

No caso de síndico profissional, isso dependerá de seu contrato com o condomínio, que pode prever ou não cláusulas que tratam da remuneração durante a ausência.

O síndico pode tirar férias, mas, mesmo durante esse período, ele segue sendo o responsável pelo condomínio. O ideal é não deixar nenhuma pendência que demande sua presença.
FONTE: tudocondo

Pandemia faz crescer demanda por síndicos profissionais

Fábio Bittencourt

Não é possível mensurar em números, mas a pandemia fez crescer a demanda pela contratação de síndicos profissionais nos condomínios residenciais, é o que afirmam especialistas no assunto ouvidos por A TARDE. No centro da causa, sete meses de confinamento, vizinhos com ânimos acirrados, muitos conflitos para gerenciar e morador que fazia as vezes de administrador pedindo para deixar o cargo.

Síndica profissional especialista em implantação de condomínio e gestão de contratos, Linda Carvalho conta que (entre os moradores) “ninguém quer mais ser síndico” e que, só em outubro, já conta com três solicitações de orçamento para prestação dos serviços. “Antigamente, síndico era aquele condômino aposentado, que podia colaborar. Hoje, exige conhecimento, trabalho, tempo e dedicação”.

Há cerca de um mês, Linda fechou contrato para administrar mais um condomínio, o quarto de sua carteira. Segundo ela, ainda faltava um ano para a gestão do síndico-condômino terminar, “mas, por conta de suas obrigações pessoais, trabalho, profissão, ele não estava mais conseguindo conciliar as atividades. Foi aí que decidiram pela contratação de um profissional. E essa procura tem sido grande”, diz.

“A dificuldade em se eleger um síndico morador está cada vez maior, porque para uma pessoa que não vive profissionalmente desse trabalho, que tem suas obrigações pessoais, falta tempo para ele dedicar ao condomínio a atenção que exige. Já o síndico profissional, como o nome diz, vai exercer a função de forma muito mais assertiva. Hoje, quando esse tipo de discussão chega à assembleia, ela é logo aprovada”.

Depois de trabalhar dez anos como síndica de um residencial, a administradora Fátima Nascimento resolveu, em 2018, abrir a própria empresa de gestão condominial. Atualmente com quatro clientes – três residenciais e um empresarial – e dois colaboradores, Fátima destaca que “hoje condomínio deixou de ser condomínio e se tornou empresa”, exigindo do síndico “habilidades específicas”.

Segundo Fátima, na pandemia foi “comum ver gente assumindo a função de síndico e desistindo logo em seguida, principalmente pela questão da gestão de conflito”. “Porque agora na pandemia foi o que mais houve. Nesse período, por exemplo, recebi ligação das 6h30 da manhã até a meia-noite, diariamente, de condômino fazendo queixa, pedindo solução para a reclamação”.

“Do latido do cachorro do vizinho à obra de reforma fora do horário estipulado, passando pelo volume das lives que, muitas vezes, iam até mais tarde. Teve morador discutindo com funcionário, funcionário pedindo desligamento. Ou porque não houve coleta de lixo no horário acertado, ou porque tocaram na campainha muito forte. Motivos pequenos, mas que ganharam outra dimensão na pandemia”.

“E morador nenhum quer ter de administrar o seu próprio estresse, porque estamos todos vivendo o mesmo momento, e ainda ter de apaziguar os ânimos dos vizinhos, lidar com tudo isso. Pelo contrário”.

Fátima lembra ainda que, por conta da própria crise, outro “movimento” que aconteceu nos últimos meses foi de condomínio “trocando de empresa de gestão condominial grande por pequena”. Seja buscando um “atendimento mais personalizado”, ou mesmo de forma a rever custos, conta Fátima, que conseguiu um novo contrato no início da pandemia, mas fez “várias consultorias nesse período”.

Para o presidente do Sindicato da Habitação na Bahia (Secovi), Kelsor Fernandes, de uma forma geral, a pandemia mexeu com o setor no sentido de que os condomínios precisaram se adaptar muito rapidamente às transformações, agravando alguns “problemas de convívio”, e minando a resistência de alguns. Mas fala que o morador-síndico “com pouco mais habilidade também conseguiu tocar o barco”.

Ainda de acordo com Fernandes, é preciso lembrar, contudo, que mudança de empresa de administração condominial “grande por pequena”; contratação do chamado serviço de portaria remota, entre outros dispositivos no intuito de reduzir as despesas de um residencial, tudo isso precisa ser amplamente discutido e planejado, “pois nem sempre representa economia de custo, quando não um gasto maior lá na frente”.

“As mudanças precisam ser bem pensadas, é preciso reunir o máximo de informação de determinado serviço, sob o risco de desvalorização do imóvel. Quando alguém chega para comprar um apartamento, ele vai olhar o imóvel, suas instalações, mas também a infraestrutura do lugar, a segurança, etc.”.

Responsável pela gestão de “mais de 200 condomínios, 60% deles residenciais, o sócio-diretor na Brandão & Sá, empresa de consultoria contábil e administração condominial, André Pimentel Sá afirma que foi “notória a procura por síndico profissional” agora na pandemia, até mesmo o serviço de auditoria do trabalho desenvolvido por eles.

“Dá muito mais tranquilidade para os moradores (contar com o trabalho de um síndico especialista), diminui o estresse. Ao passo que aumenta a necessidade de acompanhar mais de perto o trabalho realizado pelos profissionais”, afirma.

Fonte: A TARDE

QuintoAndar compra SíndicoNet, startup de serviços para condomínios

A imobiliária digital vai investir em tecnologia para que a startup possa acelerar sua expansão. O valor da transação não foi divulgado

O unicórnio brasileiro QuintoAndar, que atua como uma imobiliária digital, anuncia ter adquirido a operação da startup SíndicoNet, especializada em serviços para condomínios. Os sócios da empresa adquirida, Julio Paim, Marjorie Albuquerque e André Agostinho, continuarão liderando o negócio. O valor da transação não foi divulgado. 

O SíndicoNet foi criado há 20 anos para ser um portal de comunicação e serviços para síndicos e administradores de condomínios. A plataforma da empresa tem mais de 1 milhão de acessos por mês. Além de conteúdo para a capacitação de profissionais, ela oferece acesso ao CoteiBem, um marketplace de serviços de manutenção predial com mais de 5.000 fornecedores cadastrados. 

  • A pandemia mostrou que a inovação será cada dia mais decisiva para seu negócio. Encurte caminhos, e vá direto ao ponto com o curso Inovação na Prática

“Essa é uma oportunidade única para o SíndicoNet. Vamos absorver e trocar muito conhecimento e experiências com o QuintoAndar, que é referência em inovação e visão de mercado. A ideia é canalizar isso na evolução do nosso produto e no que a gente oferece aos nossos clientes”, diz Júlio Paim, presidente do SíndicoNet.

Com a aquisição, o QuintoAndar vai investir em tecnologia para fortalecer o modelo de negócio da empresa e ampliar sua atuação no mercado nacional. “A experiência deles é a sua principal força e estamos confiantes que, com nosso apoio, o SíndicoNet vai poder oferecer um serviço ainda melhor a seus clientes”, diz Gabriel Braga, presidente e cofundador do QuintoAndar. 

Criada em 2013, o QuintoAndar ganhou popularidade com um sistema online de aluguéis de imóveis. Em setembro de 2019, a empresa recebeu um investimento de 250 milhões de dólares liderado pelo grupo japonês Softbank, o que a alçou à condição de unicórnio, jargão do mercado para startups avaliadas em mais de 1 bilhão de dólares.

A companhia tem hoje mais de 30 bilhões de reais em ativos sob administração e opera em 30 cidades do país. Em agosto, a empresa iniciou sua operação de venda e compra de imóveis no Rio de Janeiro. Na época, anunciou também que seu negócio já havia recuperado os patamares pré-pandemia.

Fonte: EXAME

O valor, dedicação e múltiplos papéis do síndico

Mesmo com tantas responsabilidades, a categoria ainda é vista algumas vezes com maus olhos, mas vale reforçar que o trabalho não é nada simples

Por Roberto Piernikarz*

síndico, sendo um profissional ou morador voluntário, é talvez o personagem mais importante de um condomínio. É ele ou ela que luta para valorizar o patrimônio do condomínio, zelando por uma gestão profissional, analisando contratos, tentando diminuir custos e tomando decisões pela maior qualidade de vida possível para os condôminos.

Segundo o novo Código Civil, em vigor desde 11 de janeiro de 2003, as funções e deveres do síndico envolvem 9 tópicos (veja a tabela** ao  fim do texto). 

Algumas dessas funções são bem delicadas, como cobrar dos condôminos as suas contribuições, impor e cobrar as multas devidas, prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas, e realizar o seguro da edificação.

  • O que o síndico pode ou não fazer

A responsabilidade é enorme: o síndico responde civil ou criminalmente por tudo o que acontece no condomínio. Tem que fazer a gestão de segurança, de limpeza, do efetivo de funcionários. Ele vai ser responsabilizado, por exemplo, se acontecerem acidentes ou ocorrências por negligência na manutenção do elevador ou do sistema contra incêndio.

Além disso, o síndico é mediador de conflitos, está ali para que as pessoas sigam as regras e tenham um bom convívio onde moram. 

Esse papel é fundamental também nas assembleias, onde muitas vezes é preciso lidar com os ânimos exaltados de moradores que divergem em discussões e votações importantes. 

Resumindo, o síndico é o representante geral e legal do condomínio, é o responsável por tomar as principais decisões. 

Mesmo com todos esses papéis, a categoria ainda é vista algumas vezes com maus olhos. São considerados por alguns condôminos carrascos severos nos procedimentos dos condomínios, suspeitos em negociações, entre outras considerações quase sempre injustificadas.

Para amparar, auxiliar e aprovar as decisões do síndico, a convenção de cada condomínio indica a formação de um corpo diretivo. Ele é formado pelo próprio síndico, por um subsíndico e, geralmente, há ainda um conselho de pelo menos três moradores.

O conselho deve aprovar a parte fiscal, o caixa de cada mês e outras medidas e contas importantes. Tudo que o síndico precisa aprovar tem que passar pela conferência do conselho. 

  • Atribuições do subsíndico e conselho fiscal do condomínio

Com tantas funções e responsabilidades, por que alguém deseja ser síndico? 

O advogado contratual Igor Solé, 36 anos, síndico e morador de um condomínio em Pinheiros, revela a razão da sua escolha:

“O síndico anterior estava negligenciando os cuidados com a manutenção e conservação do prédio. As áreas comuns estavam mal cuidadas, havia problemas elétricos, de pintura, da conservação em geral. Isso estava desvalorizando o condomínio e depreciando o valor do imóvel.”

Na resposta do advogado Igor está talvez a essência do trabalho do síndico: zelar pelo condomínio e qualidade de vida dos moradores

É esse profissional ou morador abnegado que cuida com muita atenção e cuidado do lar dos condôminos, do dia até de noite. 

(**) Lei 4.591/64 – Artigo 1.348:

Compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

Fonte: Síndiconet

Futuro do síndico profissional e do condomínio pós COVID-19

O “novo normal” já está exigindo dos síndicos adaptação tecnológica, capacidade de gestão de conflitos, comunicação efetiva e gerenciamento de equipe

As ocorrências de certos eventos mudam nossas vidas, levando à criação de novos hábitos. Se pensarmos em condomínios, podemos citar eventos tais como a crise hídrica de 2014, que nos fez olhar, de uma forma mais responsável, para o consumo de água.

Já o avanço tecnológico fomentou os grupos de WhatsApp, que transformaram radicalmente a forma de comunicação em condomínios.

Pós-pandemia poderemos voltar a frequentar nossas academias, dar nossos passeios nos shoppings e voltar a ir ao estádio torcer pelo nosso time do coração.

Ao mesmo tempo, prevemos a morte do aperto de mão, assentos mais espaçados em eventos públicos e o retorno do hábito de cozinhar em casa. Mas em quê tudo isso afeta a forma do “novo normal” dentro dos condomínios?

#FiqueEmCasa e os impactos na vida condominial 

A frase mais divulgada em todos os meios de comunicação foi “fique em casa”. O sair para o trabalho foi substituído pelo home office, levar os filhos à escola foi trocado pelas aulas on-line e sair para jantar fora foi transformado em delivery.

Estas mudanças interferiram na chamada vida do condomínio. Criaram desafios de adaptação e resultaram na nova realidade de usabilidade por parte de todos os intervenientes do condomínio.

Quando pensávamos nas capacidades que um síndico necessitava para exercer bem sua função, sempre vinha à nossa mente que ele deveria possuir um conhecimento de administraçãomanutenção legislação.

Pós-pandemia e com esta nova realidade criada, temos de acrescentar duas novas facetas ao síndico: adaptação tecnológica e gestão de conflitos.

Agora, mais que nunca, nos demos conta da necessidade de nos comunicarmos de uma forma célere, eficaz, assertiva e empática. Podemos afirmar que este novo formato de vivência levará novas formas de desempenho do síndico, obrigando-o a tomar decisões rápidas e razoáveis para garantir um melhor conforto e satisfação de seus condôminos.

Síndico: capacidade de adaptação para novos cenários e orquestrar equipes

Também será exigido do síndico uma capacidade exímia de adaptabilidade para os cenários apresentados, trabalhando em conjunto com os prestadores de serviços do condomínio para solucionar as demandas impostas.

Exemplo mais impactante na COVID-19: alterações promovidas nas rotinas dos funcionários do condomínio para fazer frente ao cenário de confinamento.

Além da adaptabilidade do síndico, existem demandas atuais que irão permanecer:

  • Videoconferências: facilitam a presença de quem não pode participar in loco e que abrem a porta às assembleias virtuais. Hoje, necessárias por questões de pandemia, mas no futuro, úteis para aumentar a participação dos condôminos.
  • Assinaturas de contratos em formato unicamente digital: facilitam o processo, dando segurança jurídica e reduzindo o uso de papel.

“novo normal” dos condomínios e dos seus síndicos ainda está longe de ser entendido em todas as suas implicações e demandas. Mas podemos, desde já, identificar a relevância do papel dos síndicos profissionais e a importância no desenvolvimento de sua capacitação em novas vertentes.

síndico profissional sai da estrutura clássica para um formato mais tecnológico e empático, onde o relacionamento com os seus interlocutores terá de ser mais próximo, ágil e digital.

FONTE: Síndiconet

A Volta ao Trabalho ou o Retorno ao Home Office?

Alguns se questionam se haverá aumento de pessoas que atuarão em home office depois do controle da pandemia

Imagine que você receba uma mensagem de seu gestor informando que no próximo dia primeiro — pode ser de qualquer mês — você deve retornar às suas atividades em seu ambiente de trabalho físico, ao local onde trabalhava antes do home office. O que você espera encontrar? Como será o reencontro com seus colegas? E, em termos de gestão, o que será que mudou ou mudará?

Nossa intenção neste artigo é discutir o papel da área de gestão de pessoas no que diz respeito à volta do colaborador, às tendências e possíveis ações que poderão ser tomadas após o controle da pandemia do coronavírus.

As mudanças em função da Covid-19 ocorreram de forma muito rápida. Não houve tempo hábil, como profissionais de gestão de pessoas, para refletir e estudar as melhores alternativas, escolher as mais adequadas e discuti-las com os envolvidos. Tudo aconteceu de maneira tão veloz que tem gente que ainda nem se conscientizou das mudanças pelas quais passamos, estamos passando e, principalmente, pelas que virão no tocante ao trabalho e à gestão das pessoas.

Se outras áreas sofreram impacto — a de gestão de pessoas, posso afirmar — foi uma das mais atingidas, pois todas as empresas mexeram em seus quadros de pessoal, alterando atividades e colocando a maior parte, quando possível, em home office; algumas já fizeram demissões, outras estão planejando isso agora e muitas outras as farão após o retorno dos trabalhadores aos seus postos. Logo, se a área de gestão de pessoas sofreu de forma muito marcante neste processo de mudança, também deverá responder de maneira ainda mais contundente às necessidades da empresa e dos colaboradores em todo esse processo.

A tendência é que se perceba o trabalho a distância de forma mais positiva do que se via até então, que se reconheçam as vantagens desta categoria de labor — entendidas antes da pandemia como pouco significativas. Muitos torciam o nariz quando se aventava instituir o home office. Hoje, entretanto, empregados e empregadores, com certeza, já pensam diferente. Não cabe discutir se o trabalho remoto é positivo ou negativo ainda, mas sim que foi possível e que foi factível fazer a alteração do local e tipo de trabalho executado até então.

Outro olhar recai sobre as tecnologias que temos disponíveis: as que funcionaram, as que precisam ainda de muito investimento ou aquelas que só necessitam de pequenos ajustes para servir aos objetivos de se mudar a forma de como e onde o trabalho é ou será realizado. Ficou claro o quanto somos dependentes delas e como nos tornaram independentes de uma cadeira e uma baia dentro da empresa para produzirmos. Essa área, a de TI, aliada à gestão de pessoas, conquistará grandes espaços em um breve futuro.

A volta dos colaboradores à empresa, aos seus postos de trabalho, não se dará de forma única e irrestrita, ou seja, cada empresa está decidindo quando e como isso ocorrerá. Mas, voltaremos todos, em tempos e formas diferentes. E, diferente também, será nossa percepção de como é trabalhar ao lado de outras pessoas, de ter um lugar fixo numa empresa, de ter uma rotina mais controlada e menos flexível. E, talvez isso faça com que as pessoas passem a inquirir suas empresas do porquê não poderem ter mais flexibilidade.

Cabe à gestão de pessoas pensar nesse momento de retorno, como o de um recomeço. Alguns colaboradores regressarão com mais dores e perdas do que ganhos. Outros, mais maduros e seguros, outros ainda, desconfiando de tudo e de todos. Assim, se quem tem a responsabilidade de cuidar das pessoas dentro da empresa ignorar todos esses impactos, nossa volta pode ser mais traumatizante do que nossa vinda para trabalhar em casa.

Alguns se questionam se haverá aumento de pessoas que atuarão em home office depois do controle da pandemia. Para Fabiana Marin, consultora empresarial com 20 anos de experiência em Gestão de Pessoas, a resposta é positiva. “Haverá um misto entre presencial e teletrabalho. No passado as empresas não acreditavam que os colaboradores pudessem ser produtivos se trabalhassem de seus lares, mas isso mudou”, explica. Desta maneira, cabe à gestão de pessoas ensinar seus colaboradores a como atuar longe das instalações da empresa, capacitá-los não apenas na área técnica, mas especialmente, visando seu lado humano, pois precisam estar preparados psicologicamente para essa nova etapa de suas carreiras.

Por Ademir Bueno

Fonte: Folha do Condomínio

Faria Lima esvazia, e empresas discutem como será o retorno

SÃO PAULO, SP (FOLHAPRESS) – Os grandes e espelhados prédios de escritórios são uma espécie de símbolo da cidade de São Paulo. Mas esse ícone da capital está abandonado nesse momento em que os funcionários estão trabalhando de casa.

A quarentena para conter o avanço do coronavírus diminuiu o intenso vai e vem de regiões como a da av. Faria Lima (zona oeste de São Paulo), frequentemente caracterizada por abrigar 1% do PIB do país e ter um dos custos mais altos da cidade, com aluguéis negociados por R$ 150 a R$ 180 o m².

“Antes da pandemia a região apresentava taxas de vacância baixíssimas e valores de aluguéis com incremento real”, diz Claudia Baggio, sócia da consultoria Deloitte.

Com as medidas de isolamento, as empresas tiveram que se adequar ao novo cenário e a maioria precisou acelerar o processo que possibilita o home office.

“Algumas empresas já vinham adotando flexibilidade na jornada de trabalho, mas isso era visto como uma política de benefício pela qual uma ou duas vezes por semana permitiam que os empregados escolhessem se queriam fazer a jornada alguns dias de casa ou não”, diz Carol Marchi, sócia da área trabalhista do escritório de advocacia Machado Meyer.

Ela afirma que as empresas viam o home office mais como um benefício, sem haver uma discussão sobre possíveis custos com fornecimento de equipamentos como computadores, roteadores e cadeiras.

“Na reforma trabalhista também foi previsto um contrato chamado teletrabalho. A diferença é que o home office é uma flexibilização, enquanto o teletrabalho é um contrato com um acordo entre as partes. Começa a entrar a questão de custo, de controle de jornada”, diz a advogada.

Com a pandemia, o governo editou uma série de medidas provisórias que ajudaram a flexibilizar relações trabalhistas, incluindo o home office, mas com caráter emergencial.

Marchi diz que também havia uma desconfiança, por parte das empresas, sobre a viabilidade do trabalho em casa e um receio de que a produtividade caísse, mas que isso acabou com a experiência vivida neste momento.

“Tenho clientes que falam que estavam passando por uma política de home office muito gentil, e veio o coronavírus e transformou isso num parto. Mas que eles perceberam que está funcionando bem”, afirma. A advogada diz que já está redigindo contra- tos de home office para serem aplicados após a quarentena.

“O coronavírus serviu para mostrar a empresas que é possível sim ter trabalhadores fora do local de trabalho”, diz.

As experiências vividas em países da Ásia e da Europa, que foram acometidas pelo surto da doença primeiro, também serviram para que multinacionais com escritórios no Brasil conseguissem antecipar alguns passos.

É o caso da Kroll e da Duff & Phelps, multinacionais do mesmo grupo e que dividem o mesmo espaço físico. Medidas tomadas por escritórios das empresas em outros países funcionaram para ajudar na mudança para o home office dos funcionários brasileiros.

“A gente tomou a decisão em 12 de março, até pela experiência que outros escritórios internacionais estavam tendo”, afirma Alexandre Pierantoni, diretor-executivo da Duff & Phelps no Brasil.

Na Kroll, consultoria especializada em investigações corporativas e ciberseguranca, o esforço inicial foi para melhorar as condições de trabalho dos funcionários em casa.

“Mandamos equipamentos como as cadeiras que são próprias para passar o dia em frente ao computador e telas extras e fomos acompanhando o que estava acontecendo”, diz Fernanda Barroso, diretora-executiva de operações da empresa.

“Fazemos happy hour virtual e reunião duas vezes por semana. A empresa também está acompanhando o estado psicológico de cada funcionário via atendimento remoto com terapeutas”, afirma.

Outra preocupação foi com a carga de trabalho, que no caso da Kroll aumentou.

“As pessoas não têm mais o momento do deslocamento até o escritório. Você acorda e já vai trabalhar, e assim vai, sem respeitar horário de almoço, tendo videoconferências durante todo dia.”

Segundo Fernanda, a empresa contratou cinco novos funcionários na quarentena e pretende aumentar novamente o quadro neste mês.

Já na Duff & Phelps, que faz fusões e aquisições e avaliação de ativos, cada área foi adaptada de forma diferente. Em alguns casos, diz Pierantoni, a produtividade caiu um pouco.

“A maior parte dos meus projetos é de negociação e precisa do contato com o cliente. Hoje fico o dia inteiro em conference call. A produtividade acaba afetada”, afirma.

Dependendo da área, foram dadas férias a funcionários. “Em outros aumentou a demanda, precisamos contratar”, afirma o executivo.

O retorno do trabalho presencial nessas empresas já está programado para 20 dias depois do fim da quarentena.

“Será em pequenos grupos, para que a gente possa distribuir melhor as pessoas para terem menos contato. Vamos medir temperatura e aplicar oxímetro em todos. Também disponibilizaremos máscaras, álcool gel. E estamos fazendo uma higienização mais reforçada”, afirma Fernanda.

No coração da Faria Lima, as mesas do escritório de advocacia Machado Meyer também estão vazias.

Segundo Tito Amaral, sócio administrador, o escritório já havia iniciado um projeto piloto com 50 pessoas em home office, mas tudo ainda acontecia de maneira informal.

“Claro que existia a resistência com relação a produtividade. Mas essa experiência está mostrando que pessoas conseguem trabalhar de maneira eficiente e produtiva fora do escritório”, diz.

Para ele, o mundo ideal é um equilíbrio entre o trabalho de casa e o do escritório. “As pessoas querem ir ao trabalho, se ver, conversar. Inegavelmente houve uma quebra de paradigma. Mas gosto de ir para o escritório, me sinto produtivo, gosto do contato, de encontrar no cafezinho.”

O retorno, porém, é incerto. “Ainda há dúvidas. Talvez a gente tenha que conviver com algum nível de restrição. A questão é que quanto mais tempo demorar, mais os hábitos vão se arraigando. O que vai ser o novo normal? Ainda não sabemos”, diz.

Longe da Faria Lima, a Tim vive uma experiência parecida no Rio de Janeiro. Todos os seus 10 mil funcionários estão em home office. “A contingência do coronavírus obrigou a gente a fazer em alguns dias o que levaria dois ou três anos”, conta Maria Antonietta Russo, vice-presidente de Recursos Humanos da operadora.

Segundo ela, a experiência italiana da empresa ajudou a colocar o plano brasileiro em prática.

“Em fevereiro já tínhamos um plano de contingência, dividido por fases, de acordo com o contágio. Colocamos álcool gel em todos os prédios, limitamos viagens nacionais, bloqueamos as internacionais e disponibilizamos uso das salas de reuniões para manter o distanciamento social”, afirma.

A empresa já criou protocolos de segurança para o retorno, mas ainda não tem uma data. “Vamos esperar a desaceleração dos casos [de coronavírus no país]”, diz Russo.

Fonte: Gauchazh 

Cartórios Digitais – O que são e como funcionam?

Registro de atas de assembleia e declaração de débitos condominiais estão no rol de serviços que podem ser feitos no meio digital. Mais ágeis, baratos e seguros

Imagine emitir a ata de assembleia do condomínio, colher assinaturas, registrar em cartório e distribuir a todos os condôminos em até 2 dias úteis, nunca mais precisar fazer cópias autenticadas e com custo logístico reduzido em mais de 50%?

Sim, isso já é realidade em cada vez mais condomínios no Brasil há mais de 2 anos, graças aos serviços digitais de cartório já disponíveis no mercado por empresas de tecnologias com soluções desenvolvidas para o segmento, integradas a cartórios.

Ainda desconhecidos pela maioria dos condomínios, os serviços digitais de cartório estão em expansão pelo País, chegando a cada vez mais cidades. Eles trazem, entre outros benefícios:

  • agilidade
  • praticidade
  • economia
  • segurança no trânsito de documentos
  • eliminação de espaços físicos para guarda de documentos

E uma vantagem inusitada para o atual cenário de pandemia de coronavírus: nenhuma manipulação de papéis no processo de emissão do documento e distribuição para os condôminos, que recebem por e-mail ou acessam pela plataforma da administradora. Uma das formas de contágio da doença COVID-19 é por superfícies e o vírus sobrevive a algumas horas sobre o papel.

O que são serviços digitais de cartório? 

Para quem está tomando conhecimento do tema agora, algo precisa ficar claro logo no começo: serviços digitais de cartório NÃO são sinônimo de digitalização de documentos.

Digitalização de documento é a conversão de um documento físico em eletrônico. Da mesma forma que se faz fotocopia (xerox), a digitalização é uma cópia em arquivo eletrônico. No entanto, carrega junto uma série de questões:

  • Essa cópia é eficaz?
  • Como demonstro autenticidade dessa cópia? 
  • Posso usar contra terceiros?
  • Como sei que não foi alterada?
  • Se assinar digitalmente, tem validade?

Já os serviços digitais respondem a todas essas questões pelo seu formato e por atender a requisitos normativos, explica Caio Yazbek, advogado e diretor da Uniproof, uma das primeiras empresas a oferecer serviços digitais de cartório a condomínios no Brasil.

“A diferença entre digitalização de documento e digitização de documento é que, neste último caso, o documento já nasce eletrônico, é nativamente eletrônico”, esclarece Hugo Pierre Furtado, fundador e CEO da Growth Tech, pioneira no Brasil a fazer transações cartorárias em blockchain. 

De forma simplificada, blockchain é uma espécie de livro eletrônico único onde são registradas todas as transações que acontecem em uma rede, inclusive os registros das atas de assembleia pelos cartórios. É a tecnologia mais avançada de registro e guarda de informações.

“A segurança jurídica está na fé pública dos cartórios. A segurança tecnológica está nos registros feitos na blockchain, que são imutáveis e não podem ser apagados. Depois do registro, o condomínio recebe a ata assinada digitalmente com número de registro na blockchain”, explica Hugo Pierre Furtado.

  • Veja mais ao final desta reportagem sobre “Validade, autenticidade, integridade e base legal para documentos eletrônicos” e também sobre “Autoria de documentos eletrônicos”. 

Quais são os serviços digitais de cartórios disponíveis para condomínios?

  • Ata de assembleia
  • Certidão negativa de débitos condominiais (CND)
  • Notificação extrajudicial para cobrança de débito
  • Procuração com firma reconhecida
  • Matrículas de imóveis a fim de atualização de cadastro
  • Registro de prontuário de funcionário
  • Atos e livros condominiais diversos 
  • Certidões em formato eletrônico
  • Registro de contratos com prestadores de serviços, para distribuição a todos os condôminos para preservar a transparência do que foi contratado. 

Cartórios e a digitalização de serviços

Os cartórios vêm investindo em modernização, tecnologia e treinamento de equipe não é de hoje. Segundo Felipe Araújo Vieira, substituto do 1º Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica (RTDJ) de Campinas, é uma questão de sobrevivência da atividade no mercado.

Ele explica que o Sistema de Registro Eletrônico de Títulos e Documentos no Brasil foi nascendo da necessidade do mercado nos últimos anos, visto que as transações e documentos passaram a ser elaborados em formato eletrônico.

O recebimento desses documentos digitais deve ter cautelas para garantir a segurança no trânsito do documento eletrônico, na preservação do conteúdo (através de backups seguros) e na legitimidade das partes através de verificadores e assinadores eletrônicos confiáveis.

A publicidade dos registros é feita também através de certidões eletrônicas com acesso direto à própria imagem do registro efetuado no cartório através de QrCode

Francisco Roberto Longo, oficial substituto do 3º RTD de São Paulo, destaca a praticidade dos serviços digitais. “O registro eletrônico é muito mais fácil de ser realizado, gerando para o público usuário mais segurança.”

Felipe Vieira relata que, hoje, grande parte do atendimento do 1º RTD de Campinas já é feito por meio de tecnologia digital, através da Central do RTDPJ Brasil, em parceria com a Central do RTDPJ-SP.

De acordo com ele, o trânsito de documentos digitais é feito através de Centrais de Compartilhamento de Documentos Eletrônicos, que hoje tem cerca de 3 mil cartórios integrados ao sistema pelo Brasil. No País existem, aproximadamente, 15 mil cartórios.

A atividade de registro eletrônico é disciplinada normativamente em âmbito federal pelo Conselho Nacional de Justiça, através do Provimento CNJ nº 48/2016. No estado de São Paulo, é disciplinada pelo Provimento CGJ nº 16/2019.

“O registro de documentos e contratos em formato eletrônico no Registro de Títulos e Documentos é uma realidade em todo o Brasil através das centrais do RTDPJ Brasil e RTDPJ estaduais”, complementa Felipe Vieira. 

O 1º RTD de Campinas hoje atende condomínios com o registro eletrônico de atas de assembleia e trabalha também em parceria com a Uniproof, compatível com as centrais do RTDPJ. 

“A opção pelo envio das atas, já em formato eletrônico, vem aumentando. As administradoras de condomínio, cada vez mais, passam a adotar essa modalidade em razão da praticidade no

envio, agilidade no atendimento e confiabilidade que o sistema de registro tem demonstrado”, exemplifica Felipe Vieira.

Por força de lei, os cartórios só registram documentos cuja territorialidade seja abrangida por sua comarca.

Trabalho de divulgação junto a cartórios e administradoras

Hugo Pierre, da Growth Tech, relata que, no começo, teve dificuldades. “Grande parte dos cartórios nos via como ameaça. Trabalhamos fortemente para informar que não iremos substituí-los, mas trazê-los para o mundo digital, onde o cartório precisa estar.”

A Uniproof faz um trabalho de divulgação junto a administradoras e cartórios, que inclui orientação de equipe, explicação das ferramentas disponíveis para fazer registro, para que haja compreensão do processo e da modernização.

Caio Yazbek, diretor da empresa, diz que há cartórios mais resistentes, mas dos mais de 2 mil com os quais já falou, menos de 1% não aderiu por alguns aspectos que não foram ajustados, como estrutura e demanda. 

“Entendemos que as resistências são combinação de cultura, conhecimento e dificuldades enfrentadas pelos profissionais envolvidos. A tecnologia já trouxe evolução para o segmento condominial, como sistemas de gestão mais eficientes, assembleia digital, portaria remota e agora chegou a vez dos serviços de cartório. É uma evolução natural para uma gestão mais eficiente“, afirma Caio Yazbek, diretor da Uniproof.

O que o condomínio precisa fazer para usar os serviços digitais de cartório?

Para poder fazer uso dos serviços digitais de cartório, o condomínio precisa ter certificado digital, por meio do qual é possível emitir o e-CNPJ, necessário para assinatura digital e validade das operações.

Normalmente, os serviços de cartório – mesmo de forma analógica – são efetuados pela administradora do condomínio. O síndico interessado pode conversar com sua administradora sobre o assunto para checar a viabilidade de migrar para o digital.

administradora ou o condomínio deve escolher uma empresa de tecnologia que ofereça os serviços digitais de cartório para condomínios, como a Uniproof e a Growth Tech, entrevistadas para esta reportagem, e verificar se há cartórios em sua cidade prontos para executá-los.       

Comparamos para você! Registro de ata: processo analógico x processo digital 

Qualquer administradora ou síndico sabe de cor e salteado a logística por trás da emissão, registro em cartório e distribuição de uma ata de assembleia condominial de forma tradicional a todos os condôminos.

ETAPAS DO PROCESSO ANALÓGICO:

  1. Redação da ata pelo secretário, geralmente o gerente da administradora
  2. Envio, por motoboy, do documento impresso para a coleta de assinatura do presidente da assembleia   
  3. Envio, por motoboy, da ata assinada ao cartório para registro
  4. Retorno do motoboy ao cartório para coletar a ata registrada
  5. Devolução da ata registrada à administradora
  6. Impressão de cópia da ata para condôminos
  7. Envio das cópias da ata, por malote/motoboy, ao condomínio (ou Correios, se assim o condômino optar)
  8. Distribuição aos condôminos mediante assinatura de protocolo.

Custo: R$ 100, em média, é o custo logístico para registro da ata na cidade de São Paulo, considerando as viagens de motoboy de forma avulsa. Somando a isso outros gastos invisíveis, tais como impressões e guarda de documentos, chega-se facilmente aos R$ 120

  • Tempo da emissão da ata até o registro: até 1 semana.
  • Tempo para distribuição da ata para os condôminos: imprevisível. Por mais proativo que sejam os porteiros ou zeladores, depende do condômino, já que ele precisa assinar o protocolo de recebimento.

E como fica o processo digital de emissão e registro de ata?

ETAPAS DO PROCESSO DIGITAL:

  1. Redação da ata pelo secretário da assembleia
  2. Assinatura digital ou e-mail de aprovação do presidente da assembleia  
  3. Empacotamento dos documentos da assembleia (convocação, lista de presença, ata, assinatura/aprovação presidente)
  4. Envio pela plataforma da prestadora de serviços digitais de cartório
  5. Checagem e registro pelo cartório
  6. Envio da ata digital
  7. Publicação da ata no site da administradora

Custo: menos de 50% (podendo chegar a zero) do processo logístico calculado acima, de acordo com as empresas consultadas pela reportagem. Varia de uma empresa para outra.  

  • Tempo da emissão da ata até o registroaté 1 dia útil.
  • Tempo para distribuição da ata para os condôminos: poucas horas entre receber o documento do cartório e publicar no site ou disparar distribuição via e-mail.

Importante: os cartórios cobram o mesmo preço para registrar a ata física ou digital, seguindo a tabela instituída pelo Tribunal de Justiça de cada Estado.

Registro de ata de assembleia na cidade de São Paulo, de acordo com a tabela do Centro de Distribuição de Títulos e Documentos (CDT): R$ 72,27 para uma página. O preço aumenta a cada página adicional, sendo R$ 90,10 para três páginas (tabela em vigor no ano de 2020).

Cópia autenticada de ata é amplamente usada na gestão condominial para:

  • Abertura de conta em bancos
  • Cadastro do condomínio em lojas/fornecedores
  • Ingresso de ações judiciais (ata de eleição de síndico)
  • Venda/Compra de imóveis (condômino)

Levando em consideração que o custo de uma cópia autenticada é de R$ 3,70/página, imagine quanto condomínio e condôminos irão economizar com a ata digital, já que a cópia do documento eletrônico é sempre original e dispensa qualquer cobrança?

  • Saiba mais sobre como deve ser a ata de assembleia condominial

Vantagens e benefícios de adotar serviços digitais de cartórios em seu condomínio

Confira abaixo outras razões que podem motivar síndicos e administradoras de condomínio  a migrarem para serviços digitais de cartórios: 

  • integração com sistema de uma administradora ou de um condomínio com possibilidade de controle totalmente digital
  • eliminação de “custos invisíveis”, como papel, xerox, impressão, manipulação, correio
  • segurança do documento quanto a rastreabilidade e armazenamento 
  • eliminação do risco de perda ou extravio do documento pelo motoboy 
  • redução do controle 
  • eliminação da guarda física
  • consultas futuras ágeis x consulta arquivo morto
  • eliminação do fator “reclamação” do morador que alega não ter recebido 
  • uma vez emitido, o documento digital é do condomínio
  • segurança com três backups do documento: registro no cartório que fica para sempre lá, backup da empresa prestadora do serviço e na administradora do condomínio.

Adesão crescente aos serviços digitais de cartórios por administradoras

Segundo Caio Yazbek, da Uniproof, os serviços digitais de cartório vêm sendo adotados rapidamente pelas administradoras de condomínios porque elas entenderam as facilidade que os serviços digitais proporcionam e concluíram que não há mais razão para ter o meio físico. A exemplo da contabilidade e dos serviços bancários, que hoje são cem por cento digitais. 

“Os síndicos reconhecem que este é mais um diferencial oferecido, que privilegia o digital, a agilidade, a transparência, a otimização de despesas com um processo melhorado, cujo objetivo é registrar os documentos com o menor custo e no menor tempo possível”, comenta Angelica Arbex, gerente de marketing de administradora.

Para ela, a maior vantagem em se optar pelos serviços digitais de cartório é que o documento que vai para o cliente na ponta – condomínio ou condômino – é a via original.

“Não existe mais documento em papel, como o livro de ata com a ata colada. Os clientes podem acessar os documentos livremente, direto no site da administradora”, afirma Angelica.

Serviços digitais de cartório mais populares nos condomínios

Dos cerca de nove serviços de cartório já disponíveis para condomínios, listados na primeira parte da reportagem, além da ata de assembleia, há outros três mais populares. Confira as características e vantagens:

  1. CND – Certidão Negativa de Débito: tradicionalmente, a certidão física demanda coleta e reconhecimento da firma do síndico. Tempo: pelo menos um dia útil. No formato digital, o documento é assinado com certificado digital, formalizado junto ao cartório (a fim de conferir legitimidade dos atos, tem eficácia contra terceiros). Tempo: de 2 a 3 horas.
  2. Notificação extrajudicial para cobrança de débito: no formato analógico, o profissional registra a notificação no cartório, encaminha carta registrada com notificação, comunica que o devedor recebeu e o cartório faz certificação de que o inadimplente recebeu a carta e o advogado devolve para o síndico. Processo eletrônico: síndico recebe notificação eletrônica, assina com certificado digital, envia pela plataforma da empresa prestadora do serviço que entrega eletronicamente ao cartório que processa do mesmo jeito analógico e emite um certificado eletrônico de que foi feita a entrega. Benefícios: download da notificação e encaminhamento ao advogado por e-mail e o documento pode ser verificado nos sites dos cartórios e distribuidores.
  3. Procuração com firma reconhecida: no digital, é lavrada em 20 minutos, sem qualquer deslocamento.  

Na prática: serviço digital de registro de ata de assembleia

Síndico há cinco anos do Condomínio Edifício Cenário da Vila, no bairro do Sumaré na cidade de São Paulo, Rafael Nurenberg experimentou este ano o “combo” assembleia virtual + registro de ata digital. Graças ao coronavírus!

“Eu já queria ter adota assembleia digital há mais tempo e a COVID-19 forçou a modernização, a digitalização. Ata eu não sabia que existia e fui surpreendido com a agilidade do registro: de sexta para segunda-feira. Já sofri com extravio de ata no meio da coleta de assinatura. O serviço facilita muito”, afirma o síndico, que também é engenheiro eletricista e economista.

Diego Giglio, economista e síndico do Condomínio Poema Castro Alves, localizado no bairro do Embaré, em Santos, comemora a adoção da ata digital a começar pela eliminação do papel.

“Só de não ter papel já é uma vantagem. Eu tento ter tudo digital no condomínio. Este ano foi a primeira vez que fizemos ata de assembleia com registro digital. É uma grande vantagem não ter mais que ir ao cartório, ter custo do motoboy e das cópias”, exemplifica Giglio, em sua segunda gestão como síndico e há 4 anos envolvido no corpo diretivo.

O Condomínio Poema Castro Alves disponibiliza a ata no site da administradora e fica acessível a todos os condôminos. “É muito prático e traz transparência para todos”, complementa.

Editora-chefe do SíndicoNet também quis experimentar o registro digital de ata

Depois de fazer todas as entrevistas para esta reportagem, eu mesma, Catarina Anderáos, editora-chefe do SíndicoNet, decidi experimentar o serviço.

O condomínio onde sou síndica há quatro anos realizou uma assembleia digital recentemente – pela primeira vez, diga-se de passagem, devido à pandemia.

  • Saiba mais sobre Assembleias digitais em condomínios

Estamos com uma ata prontinha para registro e, antes que a administradora iniciasse todo o trâmite intenso, oneroso e lento de logística com o motoboy, consegui solicitar que o registro fosse feito de forma digital! Mais uma inovação implementada em meu condomínio!

Validade, autenticidade, integridade e base legal para documentos eletrônicos

Moira Toledo, advogada especializada em Direito Imobiliário e mestre em Direito Civil pela USP, explica que, em termos de validade e de autenticidade de documentos eletrônicos, a base legal utilizada é da Medida Provisória 2200-2 de 2001, que reconhece a validade destes enquanto documentos, desde que garantida a sua integridade autoria.

“A integridade pode ser garantida através de diversas tecnologias, como, por exemplo, blockchain, o carimbo do tempo no Observatório Nacional, entre outros que podem atestar que aquele documento criado não foi alterado”, explica Moira Toledo.

Um documento eletrônico, continua Moira, é formado por uma combinação de códigos, sendo que o que lemos pode se comparar a uma tradução de uma escrita técnica. Esta combinação de códigos deve ser registrada (na blockchain) para que não possa ser alterada após a assinatura.

Segundo Caio Yazbek, da Uniproof, assegurar a autenticidade de um documento eletrônico é mais fácil do que o físico. Ele explica que a autenticidade de serviços digitais é garantida por fé pública, pelos selos. Equivale à etiqueta colada no documento físico usada para certificar que este foi registrado no cartório e ficará arquivado ali para sempre.

No digital, é exatamente a mesma coisa, mas de forma eletrônica: há um selo digital emitido pelo TJ de cada Estado, há uma certidão do próprio oficial e escrevente e o arquivo eletrônico gerado é assinado digitalmente. Tudo isso confere autenticidade ao documento, que fica arquivado em um livro digital (HD homologado pelo TJ) e passa por auditoria, explica Yazbek.

“Toda cautela que existia com os trabalhos físicos continua existindo no digital. Os serviços digitais não são mera cópia, mas os requisitos e efeitos são os mesmo, da forma estabelecida pela lei, que já existia, de registros públicos, além do trabalho intenso das corregedorias para estabelecer procedimentos etc”, detalha o diretor da Uniproof.

“A tecnologia auxilia o cartório a manter controle, rastreabilidade e o beneficiário é o usuário que obtém de forma rápida os serviços que precisa”, complementa Caio Yazbek, da Uniproof.

E como assegurar a autoria dos documentos eletrônicos?

A advogada Moira Toledo informa que a autoria depende de ter a certeza de quem produziu o documento.

“Para isso, a referida MP 2200-2 concede uma presunção para a assinatura digital, realizada pelas chaves de ICP-Brasil, mas reconhece a assinatura por outros meios eletrônicos com a utilização, por exemplo, de senhas, tokens e biometria”, explica.

O recente provimento de nº 95 da Corregedoria Nacional de Justiça, reconhece a validade nos mesmos termos, complementa a advogada.

Assim como os cartórios de registro de imóveis têm dado preferência à assinatura digital devido ao controle concentrado pelo Estado quanto à sua emissão pelo sistema de chaves ICP-Brasil, os cartórios de notas também. Vide a recente Normativa da Corregedoria do Estado de São Paulo, publicada no final de abril: Provimento 12.2020, no processo 2020/39713.

É um caminho sem volta. Se antes desejável por conta de todas as suas vantagens em termos de experiência, agilidade, diminuição de custos a longo prazo e eficiência, agora em tempos de COVID-19 com o isolamento socialrevelou-se necessário“, argumenta a advogada Moira Toledo.

Para ela, com o uso da tecnologia correta, será muito mais seguro do que as práticas físicas. “Ganha-se muito ainda em transparência”, diz, citando a evolução em termos de segurança dos Tribunais após o processo eletrônico, com as assinaturas dos documentos gerais, por advogados e magistrados mediante o uso de certificado digital.

“As administradoras que conseguirem, com a tecnologia adequada, oferecer este tipo de serviço ao seu cliente, certamente se destacarão, pois é anseio geral esse tipo de prática”, conclui a advogada.

FONTE: SINDICONET

 

A boa comunicação do síndico em tempos de coronavírus

Saber se comunicar evita conflitos. Advogado dá sugestão valiosa que serve para qualquer situação

Por Márcio Spimpolo*

“Nunca antes na história da humanidade”, algo colocou tanto à prova a capacidade de gestão de um síndico do que a pandemia COVID-19.

Dentro do contexto em que estamos vivendo, o síndico teve de pensar em como lidar com a repercussão dos vários decretos locais e estaduais, além das recomendações de distanciamento social, de isolamento e de quarentena, feitas pelo Ministério da Saúde. 

“Fecho ou não fecho as áreas comuns?”, “Posso deixar algumas abertas?”, “Posso escalonar o uso de algumas?”, “Posso proibir obras?”, “Posso proibir mudanças?”, “Posso avisar aos moradores que no condomínio há um ou mais suspeitos de contaminação?”, e muitas outras perguntas. 

Pode parecer fácil responder a estas questões, mas não é. É preciso que o bom gestor se certifique de tudo o que está envolvido em cada uma delas e somente depois deve responder ou tomar a atitude mais acertada. 

trabalho do síndico não é o de somente baixar decretos dentro do condomínio, como se ele estivesse acima do bem e do mal. Infelizmente, alguns colegas advogados têm contribuído para algumas arbitrariedades e colocado a “capa do Batman” em alguns síndicos “Coringas”, dando a eles a certeza de que podem fazer “o que” e “como” quiserem dentro do condomínio, que estarão protegidos por decretos governamentais. E isto não é verdade!

É preciso que nós, os que temos alguma especialidade na área, coloquemos limites, bom senso e equilíbrio na cabeça do síndico para que as decisões dele não levem mais problemas aos moradores do que eles já têm em decorrência dessa pandemia. 

Além disso, uma palavra ou informação mal colocada pode causar um levante desnecessário no condomínio, e isto é o que o síndico menos deveria querer neste momento.

E é nesse ponto que entra o assunto principal desse artigo – o da boa comunicação. Esta é uma das maiores qualidades que um bom gestor deve ter mesmo antes de surgirem as dificuldades.

O que tenho pregado constantemente desde o início da minha história em condomínios é que o síndico deve ser alguém capaz de antever problemas para depois, se surgirem, cuidar corretamente deles. É muito mais fácil trabalhar na prevenção dos conflitos e dos problemas do que na resolução depois que eles surgem.

Palestrando pelo país afora e conversando com diversos tipos de moradores, inclusive fora do país, a maior queixa que ouço é de que “o síndico não sabe se comunicar”. Este é realmente um dos maiores pecados de um síndico.

A comunicação regular e correta é essencial para, além de se prevenir conflitos, conseguir executar um bom planejamento. Quando o síndico “fala” e “ouve” sem muitos ruídos, ele consegue, em resultado disso, criar vacinas eficazes para uso imediato e futuro.

Neste contexto, é bom que nos lembremos sempre de uma frase de Sun Tzu, do livro “A Arte da Guerra”“Aquele que se empenha a resolver as dificuldades, resolve-as antes que elas surjam”. É nessa hora, então, que se revela quem é o simples representante do condomínio e quem é o seu verdadeiro gestor.

Como pode o síndico, então, se comunicar bem e corretamente no seu condomínio, para levar algum refrigério aos moradores, em especial nessa época difícil em que vivemos?

modo de falar (verbal ou escrita) muitas vezes tem efeito muito melhor do que a informação propriamente dita.

Por exemplo, no início do artigo colocamos algumas situações que todos os síndicos estão enfrentando hoje. Se ele decidir fechar as áreas comuns ou parte delas, qual seria o melhor modo de se comunicar com os moradores a fim de não gerar mais conflitos? 

Veja uma sugestão para este caso e que poderá servir de exemplo para qualquer outro:

“Prezados moradores, gostaríamos de informar que, em decorrência dos Decretos Municipal e Estadual, bem como das recomendações do Ministério da Saúde, nos reunimos com toda a administração e, em conjunto, decidimos priorizar a saúde de todas as famílias do condomínio, por fechar o acesso às áreas de lazer do condomínio, a fim de se evitar aglomerações. A decisão não foi fácil, tendo em vista que muitos terão de encontrar meios para distrair as crianças, e para lidar emocionalmente com o confinamento que a situação nos impõe. Pedimos a colaboração e a compreensão de todos, certos de que em breve poderemos voltar a usufruir do convívio com todos.”

Na sugestão vimos que o ideal é falar na terceira pessoa em vez de na primeira, e levar em conta os sentimentos de todos que receberão o comunicado.

Nessa esteira, o escritor Tony Robbins diz que “Para nos comunicar com eficiência, temos que reconhecer que somos todos diferentes na forma como percebemos o mundo e utilizar esta compreensão como um guia para nossa comunicação com os outros.” 

Diante disso, embora não haja uma receita pronta para todos, é essencial que o síndico dedique parte do seu tempo toda semana para se comunicar com os moradores do seu condomínio. Uma grande ajuda para isso são as ferramentas eletrônicas, como o site da administradora e outros aplicativos para celular.

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Ao fazer isso, o síndico estará contribuindo para uma vida mais suave e sem muitos conflitos até que consigamos retornar à nossa vida ‘normal’ dentro dos condomínios.

FONTE: SINDICONET