A troca de gestão no condomínio demanda atenção com a prestação de contas e quadro de funcionários, sendo que toda a documentação deve estar em dia
Administrar uma casa já é uma tarefa difícil e que requer organização. Agora, imagina administrar um lugar que abriga várias famílias juntas, compartilhando diferentes valores e necessidades em um mesmo espaço. Por isso, a troca de síndico é uma tarefa que exige muita atenção e, mais do que isso, demanda uma série de procedimentos a serem seguidos para que a nova gestão inicie de maneira correta e tranquila, deixando para trás quaisquer vícios administrativos ou legais que possam respingar na atual.
E para facilitar esse momento, especialistas do segmento indicam que as medidas de transição sejam colocadas em prática muito antes da convocação para a assembleia de votação. Levando sempre em consideração que, de acordo com a determinação do Código Civil, o mandato tem duração máxima de dois anos, podendo ser estendido pelo mesmo período em reeleição.
Sem interrupções
De acordo com o advogado condominial Alexandre Marques, que também atua na vice-presidência da Comissão Especial de Direito Condominial da OAB/SP, ao assumir o cargo, o novo síndico – seja ele profissional ou não – deve primeiramente se informar sobre as atividades que estão em andamento no condomínio. Além disso, ele indica que a transição de gestão deva acontecer de forma continuada, sem interferir na vida do condomínio, onde os moradores e prestadores de serviços não percebam nenhuma interrupção nos processos do dia a dia.
“O primeiro passo pós-eleito é ficar informado sobre a real situação do condomínio. Quem esteve à frente na última gestão deve entregar um resumo da situação financeira, de operação, quadro de funcionários, manutenções e conservações de áreas comuns, sendo que o item bancário exige uma atenção especial. O banco deve ser o primeiro a ser informado da mudança de gestão e por consequência o titular da conta. A mudança de representatividade não pode impedir o acesso aos recursos do prédio, uma vez que a vida do espaço não para e as contas a serem pagas também não”, explica.
Outro ponto observado por Alexandre é a necessidade que o novo gestor tem de conhecer a Convenção e o Regimento Interno, além de ler as atas dos últimos cinco anos, fazendo uma análise criteriosa de todos os pontos. Ele defende que só assim o síndico terá propriedade para responder em nome do condomínio, sendo que em caso de dúvidas, o indicado é recorrer à administradora ou ao antigo gestor.
Transparência
A vida em condomínio depende de colaboração e da figura que leva em frente as questões administrativas do grupo. E para isso, o síndico tem que ter clara a sua responsabilidade em gerenciar funcionários, fornecedores e por manter os interesses comuns em primeiro lugar. Para o advogado Alberto Luís Calgaro, cada administrador é responsável pelos atos de sua gestão e, assim como em qualquer mandato eletivo (Prefeito, Governador ou Presidente), quanto mais pacífica for a transição, mais rápido o novo síndico conseguirá iniciar seu trabalho.
“Se a prestação de contas da gestão anterior ainda não foi realizada, por exemplo, deverá o novo síndico solicitar que os balancetes sejam entregues para análise e parecer do Conselho Fiscal/Consultivo e posterior convocação de uma Assembleia Geral para sua aprovação pelos condôminos. E, caso ele encontre eventuais irregularidades, que tenham sido praticadas em outros mandatos, deverá levar os fatos ao conhecimento de todos, sempre tomando o cuidado de não fazer acusações prematuras contra qualquer pessoa”, avalia. Nessas situações, o especialista ainda recomenda a consulta de um profissional da área para auxiliar o condomínio na tomada de decisões.
Para o síndico que está encerrando seu mandato, a principal dica é organizar toda a documentação do condomínio que estiver em sua posse (livros, atas, balancetes, cheques, cartões de banco etc.), preparar um recibo discriminado e entregar todos os documentos ao novo gestor mediante assinatura do recibo. Essa é a garantia de que toda a documentação foi entregue e, a partir de então, estará sob nova responsabilidade.
Já ao eleito, é recomendável a conferência de todos os documentos que foram entregues pela gestão anterior, sempre acusando o recebimento. Na falta de qualquer informação, é preciso formalizar uma solicitação ao antecessor e, caso não seja atendido, deve informar o fato na próxima Assembleia Geral. “Caso esteja faltando alguma documentação na prestação de contas do síndico anterior, é recomendável buscar certidões negativas, em nome do condomínio, referente às suas principais obrigações (INSS, FGTS, concessionárias de serviços públicos etc.), de modo a assegurar que elas estejam em dia”, avalia Calgaro.
Papel da administradora
De acordo com Rosely Schwartz, escritora e professora do curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da Escola Paulista de Direito (EPD), as administradoras têm um importante papel no processo de transição. São elas que vão conduzir, dar apoio e fornecer orientação sobre todas as dúvidas, principalmente expondo ao novo gestor o plano de contas que o condomínio utiliza. Assim, quem assumir o comando terá uma noção do contexto e saberá onde encontrar os demonstrativos da receita e das futuras despesas.
“É fundamental que a empresa passe o diagnóstico financeiro, uma vez que o orçamento do ano provavelmente já foi aprovado antes da posse. Acredito que mesmo o síndico tendo dado uma procuração digital para a administradora, não é recomendado deixar tudo na mão dela. Faça um acompanhamento da movimentação, isso evita saldo negativo ou qualquer outra questão com relação ao desenvolvimento ao longo do ano”, avalia. Vale lembrar que, cabe também às administradoras o dever de orientar como o síndico deve proceder para ter o máximo de transparência em seu mandato.
Como medida preventiva, a especialista sugere que na época das eleições a aprovação das contas fique suspensa. A intenção é que o novo gestor tenha total conhecimento do que está acontecendo no condomínio, para que só depois convoque uma assembleia de prestação de contas. “Ele não deve ficar atento apenas a questões financeiras. É preciso conferir itens como vistoria do corpo de bombeiros, brigada de incêndio, limpeza da caixa d’água, questões estruturais, além da contração de funcionários, próprios e terceirizados”, destaca.
Outra recomendação para essa fase é que nenhuma mudança muito drástica seja feita, como a troca de administradora ou conta bancária. Para Rosely, qualquer movimento nesse sentido só traz burocracias e demanda mais atenção. Entre os principais documentos que devem ser entregues pelas administradoras estão as apólices de seguro, folhas-ponto de funcionários, contratos de possíveis manutenções e obras, planilhas de orçamentos, certificados operacionais e ocupacionais (higienização das caixas d’água, desobstrução das caixas de gordura, desinsetização), ata da votação assinada e preferencialmente registrada em cartório, entre outros.
Preparação
Para Marques, estabelecer um roteiro escrito para a troca de gestão é determinante para evitar que pontos importantes sejam esquecidos pelo novo ou pelo antigo gestor. Além disso, é uma excelente maneira de formalizar o fim do mandato e o início de uma nova gestão, sendo que o mesmo pode ser incluído no Regimento Interno para futuras transições de gestão.
Além disso, ele destaca que seria interessante para o processo que cada candidato fizesse uma breve apresentação dos seus atos de gestão, caso estejam tentando a reeleição, ou uma defesa de porque ele acredita que seria um bom gestor. “A sabatina é um processo saudável para que cada um possa defender a sua candidatura e os motivos pelos quais se considera a melhor opção. Aqui vale uma análise de quais problemas que ele enxerga como morador e qual ação inovadora usaria para resolver as questões”, explica o advogado.
Para Rosely, antes de assumir o cargo, o futuro síndico deve buscar conhecimento através de cursos e livros, participar de palestras e ler jornais específicos do segmento, que tragam o máximo de orientação que facilitem a gestão e o dia a dia no condomínio. Além disso, ela destaca a importância do gestor entender que está gerindo recursos que não são seus, mas sim de todos os moradores. Daí a necessidade e obrigatoriedade da transparência na prestação de contas.
Certifique-se antes de assumir o cargo
- Ter em mãos um Raio-X do condomínio, com toda a movimentação: contas a receber, contas a pagar, obras e ou serviços extraordinários em andamento, troca de informações bancárias, atualização de dados junto à Receita Federal, entre outros
- Deverá ter conhecimento de todos os contratos de manutenção firmados (elevadores, interfones, administração, bombas, CFTV, mão de obra terceirizada se for o caso), quadro de funcionários, problemas com estrutura elétrica, hidráulica ou estrutural, problemas entre vizinhos, inadimplência
- Avaliar se a receita está compatível com as despesas, verificar a evolução da inadimplência, contenção de despesas e saber se existem ações em que o condomínio é autor ou réu
- Conferir se está ativo o seguro do prédio e de vida dos empregados, certificado digital e de informações quanto à regularidade trabalhista dos empregados vinculados à administração
- É imprescindível conhecer os direitos e deveres presentes na Convenção e Regulamento Interno. Caso haja o suporte de uma administradora, poderá também solicitar essas informações à empresa quando necessário
- Dê preferência para que a aprovação das contas do síndico anterior seja realizada depois das eleições. De 30 e 40 dias após assumir. A medida evita o desgaste caso seja identificado algum tipo de erro e haja a necessidade da reabertura das contas
- Normalmente as pessoas se preocupam apenas com o saldo em caixa. Mas, para conhecer a real situação financeira do condomínio, é importante saber quais são os compromissos que já estão empenhados nesse valor.
Fonte: CondomínioSC
